Hòm Thư Góp Ý Đặt Ở Đâu — Chọn Vị Trí Cho Công Ty, Trường Học, Chung Cư, Bệnh Viện

Cùng một chiếc hòm, treo chỗ này thì đầy thư, treo chỗ khác thì bám bụi. Câu hỏi hòm thư góp ý đặt ở đâu vì vậy quan trọng không kém chuyện chọn mẫu hòm. Bài này đưa ra các nguyên tắc chung về lưu lượng người, sự riêng tư, độ cao, ánh sáng, rồi áp dụng cho từng loại nơi: công ty, trường học, chung cư, bệnh viện và cửa hàng.

Hòm thư góp ý đặt ở đâu: có người qua, không có người canh

Một vị trí tốt phải thỏa hai điều kiện trái ngược. Thứ nhất, đủ nhiều người đi ngang để hòm được nhìn thấy mỗi ngày. Thứ hai, không có ai đứng yên ở đó lâu, vì người muốn góp ý cần vài chục giây không bị để ý.

Những chỗ thường đạt cả hai: đoạn hành lang nối giữa hai khu, sảnh chờ thang máy, lối đi dẫn ra bãi xe, khu pha trà chung. Những chỗ thường trượt: ngay cạnh bàn trưởng phòng, trước quầy bảo vệ, cửa phòng họp lớn, góc khuất cuối dãy không ai đi tới.

Gần camera: nên hay không?

Đây là câu hỏi hay gây tranh cãi. Camera giúp chống phá hoại hòm và chống lấy trộm thư. Nhưng nếu người góp ý biết khuôn mặt mình được ghi lại đúng lúc bỏ thư, tính ẩn danh gần như mất hết.

Cách dung hòa là để camera bao quát cả khu vực, không chĩa thẳng vào mặt trước hòm. Người qua lại vẫn nằm trong khung hình chung, nên việc dừng lại vài giây không nổi bật. Tránh gắn camera ngay trên đầu hòm, vì dù camera không ghi, người ta vẫn ngại.

Độ cao, ánh sáng và bảng hướng dẫn

Khe bỏ thư nên nằm khoảng ngang ngực người trưởng thành, để bỏ vào mà không phải kiễng chân hay cúi người. Ở nơi có xe lăn hoặc học sinh nhỏ tuổi, hạ hòm xuống thấp hơn một chút. Nếu có khay giấy bút đi kèm, khay nên ở ngay dưới hòm, tầm tay với.

Ánh sáng cần đủ để đọc chữ trên tờ phiếu và nhìn rõ khe. Hòm treo ở góc tối trông như bị bỏ quên. Ngược lại, tránh treo dưới đèn rọi mạnh vì mặt mica bóng dễ lóa, khó đọc tiêu đề.

Bảng hướng dẫn đi kèm nên trả lời ba điều: góp ý về chuyện gì, ai sẽ đọc, bao lâu mở hòm một lần. Một câu như “Hòm do phòng nhân sự mở vào thứ sáu hằng tuần” làm người góp ý yên tâm hơn nhiều so với tấm bảng trống. Kiểu bảng treo đi kèm có thể làm bằng mica cùng tông với hòm.

Công ty và văn phòng

Ở văn phòng, góp ý thường liên quan tới quản lý và đồng nghiệp, nên sự kín đáo đặt lên hàng đầu. Vị trí hợp lý là khu pantry, sảnh chờ thang máy của tầng, hoặc hành lang dẫn tới nhà vệ sinh. Tránh treo trong khu vực có vách kính nhìn từ phòng giám đốc.

Với công ty nhiều tầng, mỗi tầng một hòm tốt hơn một hòm lớn ở sảnh chính, vì sảnh là nơi ai cũng thấy nhau. Hòm nên có khóa và chìa do một bộ phận độc lập giữ, như công đoàn hoặc nhân sự.

Trường học

Trường có hai nhóm người góp ý: học sinh và phụ huynh. Hòm cho học sinh đặt ở hành lang giữa các dãy lớp hoặc gần thư viện, tránh ngay trước phòng giám hiệu. Hòm cho phụ huynh đặt ở khu đón trả con hoặc cổng phụ, nơi họ đứng chờ vài phút.

Với học sinh nhỏ, độ cao phải hạ xuống cho vừa tầm, và bảng hướng dẫn nên dùng câu ngắn, dễ hiểu. Có thể in thêm ví dụ gợi ý như “Em muốn góp ý về căng tin, sân chơi, nhà vệ sinh”.

Chung cư

Ở chung cư, cư dân đi qua sảnh tầng một mỗi ngày nhưng thường vội. Vị trí tốt là cạnh khu hộp thư cư dân hoặc sảnh chờ thang máy tầng trệt, nơi người ta có vài giây đứng yên. Tránh treo ngay quầy lễ tân ban quản lý, vì góp ý thường nhắm vào chính ban quản lý.

Tòa nhiều block nên có hòm riêng cho mỗi block. Bảng hướng dẫn nên ghi rõ ai mở hòm và kết quả phản hồi được dán ở đâu, để cư dân thấy góp ý có đi đến đâu đó. Kiểu hòm treo tường có khóa, mặt mờ, được phân tích ở bài hòm thư góp ý mica.

Bệnh viện và cửa hàng

Bệnh viện có nhiều khoa, mỗi khoa một nhóm người bệnh và người nhà. Nên có hòm ở khu chờ khám, khu chờ lấy thuốc và hành lang từng khoa nội trú, nơi người nhà thường ngồi đợi. Tránh treo ngay trạm điều dưỡng, vì phản ánh thái độ phục vụ trước mặt người bị phản ánh là điều ít ai dám.

Cửa hàng thì khác: khách chỉ ghé ngắn. Hòm nên đặt ở lối ra, sau quầy tính tiền, hoặc ở khu thử đồ. Nếu muốn khách chấm điểm nhanh tại quầy, một hộp nhỏ để bàn hợp hơn hòm treo tường, xem cách làm ở bài hộp phiếu đánh giá khách hàng.

Trước khi khoan tường, hãy thử kiểm tra nhanh vị trí đã chọn:

• Đứng ở đó một phút xem có ai nhìn thẳng vào mình không
• Đếm sơ số người đi qua trong mười lăm phút giờ cao điểm
• Kiểm tra ánh sáng buổi tối nếu nơi đó mở cửa tới khuya
• Xem có ổ điện, bình cứu hỏa hay biển thoát hiểm bị che mất không

Câu hỏi thường gặp

Hòm thư góp ý nên treo cao bao nhiêu?

Khe bỏ thư khoảng ngang ngực người lớn; nơi có trẻ nhỏ hoặc xe lăn thì hạ thấp hơn.

Có nên đặt hòm ngay cạnh quầy lễ tân không?

Không nên, vì người góp ý sẽ ngại khi có nhân viên đứng nhìn.

Một tòa nhà nên có mấy hòm thư?

Mỗi tầng hoặc mỗi block một hòm thường hiệu quả hơn một hòm lớn duy nhất.

Camera có làm giảm số thư góp ý không?

Có nếu camera chĩa thẳng vào hòm; nên để camera bao quát khu vực chung.

Bảng hướng dẫn cạnh hòm cần ghi gì?

Nội dung được góp ý, ai sẽ đọc và lịch mở hòm để người viết yên tâm.

Đặt hòm thư theo vị trí đã chọn

Nhắn Zalo gồm: loại nơi đặt, ảnh bức tường dự kiến treo, cần mica mờ hay màu tối, có khay giấy bút và bảng hướng dẫn không. Xưởng gợi ý kích thước hợp vị trí; phí và lịch giao báo theo địa chỉ.

Nhắn Zalo 0914.194.494 · Gọi 0914.194.494

Xem thêm: Hòm thư góp ý mica · Hộp phiếu đánh giá khách hàng · Thùng phiếu mica