Đặt Hộp Quà Tết Số Lượng — Chốt Mẫu Sớm, Duyệt Logo Kỹ, Chia Đợt Gọn Gàng

Đơn vài hộp có sai sót thì sửa vài hộp. Đơn cho cả công ty có sai sót thì cả lô phải làm lại, mà khoảng thời gian trước Tết chẳng chờ ai. Khi doanh nghiệp cần đặt hộp quà Tết số lượng lớn cho nhân viên, đối tác hay khách hàng, điều quyết định kết quả nằm ở cách bên đặt chuẩn bị và duyệt từng khâu, chứ không nằm ở khâu cắt hay khâu in.

Bài này dành cho người phụ trách hành chính, mua hàng hay marketing đang lo đợt quà cuối năm. Đơn càng nhiều hộp, quy trình dưới đây càng đáng làm đủ, vì mỗi bước bỏ qua đều có thể nhân lên thành hàng trăm lỗi giống hệt nhau.

Gom đủ thông tin nội bộ trước khi nhắn xưởng

Phần lớn đơn bị kéo dài không phải vì sản xuất chậm, mà vì thông tin đến từng mảnh: hôm nay gửi logo, tuần sau mới chốt món quà, sát ngày lại đổi số lượng. Trước khi liên hệ, anh chị nên có sẵn:

• Nhóm người nhận và số hộp mỗi nhóm: nhân viên, đối tác, khách hàng thân thiết
• Món quà của từng nhóm: kèm số đo bao bì hoặc ảnh chụp có thước
• File logo gốc: cùng quy định màu nhận diện nếu công ty có bộ thương hiệu
• Lời chúc đã duyệt câu chữ: không còn chỉnh sửa trong lúc làm mẫu
• Người chốt mẫu cuối cùng: một đầu mối duy nhất có quyền xác nhận
• Ngày dự định phát quà: để tính lùi các mốc duyệt

Mục người chốt thường bị bỏ qua nhất. Khi mẫu phải qua ba bốn cấp góp ý, mỗi cấp sửa một chút, lịch trôi đi rất nhanh. Hãy thống nhất trước một người duyệt cuối, những người khác góp ý thông qua người đó.

Nếu ngân sách chia theo tầng người nhận, mỗi tầng có thể dùng một cỡ hộp hoặc một kiểu hoàn thiện riêng nhưng chung một ngôn ngữ thiết kế, nhìn vẫn ra cùng một bộ quà của công ty. Cách chia tầng được bàn kỹ ở bài quà tặng doanh nghiệp mica.

Đặt hộp quà Tết số lượng: năm bước theo thứ tự

Thứ tự này có lý do. Kiểu hộp quyết định chỗ đặt logo, nên chưa chốt hộp thì chưa dàn file được. File chưa chuẩn thì hộp mẫu chỉ là bản nháp. Và chỉ sau khi cầm hộp mẫu với món quà thật bên trong, anh chị mới thật sự biết mình muốn gì.

Mỗi bước nên có một ngày chốt cụ thể trong lịch nội bộ. Khi một bước trễ, các bước sau tự động trễ theo, và người phụ trách nhìn vào lịch là biết ngay cần thúc ở đâu.

Duyệt file logo và lời chúc: chỗ hay sai nhất

File logo chuẩn cho đơn lớn là bản vector, đuôi AI, CDR hoặc PDF vector. File chụp màn hình hay ảnh tải từ mạng xã hội in lên mica thường vỡ hạt, nét mảnh bị nhòe. Nếu bộ phận thiết kế đang nghỉ, hãy tìm lại file gốc từ đơn vị đã làm bộ nhận diện, đừng vội gửi bản chụp.

Màu thương hiệu cần ghi rõ mã để xưởng lưu ý khi in. Trên mica trong, logo in UV cần lớp lót trắng để màu không bị nền phía sau kéo nhạt. Logo một màu có thể cân nhắc khắc laser cho nét trắng mờ không phai. Ưu nhược từng cách có trong bài in UV lên mica.

Với hộp dùng mica màu, cần biết mica cùng mã màu nhưng khác lô sản xuất có thể lệch nhẹ khi đặt cạnh nhau. Đơn lớn nên cắt từ cùng một lô; nếu sau này đặt bổ sung, hãy báo trước để xưởng đối chiếu với đợt cũ. Mica trong gần như không gặp chuyện này.

Lời chúc Tết nhiều chữ Hán Việt, dấu thanh chồng tầng, rất dễ sai mà khó nhìn ra. Hãy để hai người đọc độc lập bản vẽ, đọc chậm từng chữ. Nếu mỗi hộp khắc tên một người nhận, gửi danh sách dạng bảng tính và rà kỹ tên, chức danh, vì nét khắc rồi không sửa được.

Làm hộp mẫu: cầm thử trước khi chạy cả lô

Bản vẽ trên màn hình không thay được một chiếc hộp thật. Khi nhận hộp mẫu, anh chị nên kiểm theo danh sách:

• Xếp đúng món quà thật vào, đóng mở nắp vài lần xem có vướng không
• Nhìn màu in dưới đèn văn phòng và dưới ánh sáng ban ngày
• Đọc lại từng chữ của lời chúc, tên công ty, khẩu hiệu
• Lắc nhẹ hộp xem các món bên trong có xê dịch không
• Thử đặt hộp vào túi hoặc thùng sẽ dùng khi trao quà

Sửa ở hộp mẫu chỉ tốn một hộp; sửa sau khi đã chạy lô thì tốn cả lô. Đừng vì vội mà xác nhận mẫu qua ảnh chụp, nhất là khi màu logo quan trọng với thương hiệu.

Hộp mẫu đã duyệt cũng là tài sản cho các năm sau. Giữ lại một hộp và bản vẽ, mùa Tết tới chỉ cần đổi năm, đổi họa tiết con giáp là có bộ mới mà không phải bắt đầu lại.

Chia đợt và đặt sớm

Đơn lớn không nhất thiết nhận một lần. Nếu hai bên thống nhất chia đợt (trao đổi khi đặt), có thể ưu tiên phần cho khách hàng ở xa nhận trước vì còn cần thời gian gửi tiếp, phần cho nhân viên phát tại văn phòng nhận sau. Chia đợt còn giúp anh chị kiểm chất lượng đợt đầu trước khi nhận phần còn lại.

Hộp phải chuyển đi xa nên chọn kiểu ghép mộng giao dạng tấm phẳng, gọn khi đóng thùng và ít rủi ro vỡ góc; bộ phận hành chính lắp lại trước khi cho quà vào. Hộp phát ngay tại chỗ thì dán liền khối cho kín và đẹp. Một đơn có thể kết hợp cả hai kiểu cho hai nhóm người nhận.

Cuối năm là mùa bận của mọi bên: nơi cung cấp quà, bộ phận duyệt nội bộ, đơn vị vận chuyển. Xưởng không hứa trước một mốc giao cho mùa Tết, vì lịch còn phụ thuộc thời gian duyệt mẫu và các đơn đang chạy. Cách chắc nhất là bắt đầu trao đổi sớm, để còn đủ vòng chỉnh mẫu mà không phải duyệt vội.

Một số khâu không thể ép nhanh dù muốn: mực in cần đóng rắn, mối dán cần đủ thời gian khô. Hàng xong được đóng thùng theo đợt, gửi tới địa điểm doanh nghiệp chỉ định; việc chia quà tới từng người nhận do doanh nghiệp tự sắp xếp.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có được xem hộp mẫu trước khi làm cả lô không?

Có, xưởng làm một hộp mẫu theo bản vẽ để anh chị duyệt.

Mỗi hộp khắc tên một người nhận được không?

Được, gửi danh sách dạng bảng tính và rà kỹ chính tả trước khi khắc.

File logo nên gửi định dạng nào?

Dạng vector như AI, CDR hoặc PDF vector để nét in sắc.

Đặt thêm sau đợt đầu có khớp màu không?

Báo trước để xưởng đối chiếu lô; mica trong gần như không lệch màu.

Có nhận hàng thành nhiều đợt được không?

Có thể, nhưng việc chia đợt, số đợt và thứ tự cần trao đổi khi đặt và thống nhất lúc chốt sản xuất.

Nên bắt đầu trao đổi từ lúc nào?

Ngay khi chốt được món quà và danh sách người nhận, để còn thời gian duyệt mẫu.

Đặt hộp quà Tết cho công ty

Nhắn Zalo cho xưởng: món quà của từng nhóm kèm số đo, số hộp mỗi nhóm, file logo, nội dung lời chúc, có cần khắc tên riêng hay không và ngày dự định phát quà. Xưởng tư vấn kiểu hộp, dựng bản vẽ rồi làm hộp mẫu để anh chị duyệt.

Nhắn Zalo 0914.194.494 · Gọi 0914.194.494

Xem thêm: Chọn hộp quà Tết mica · Quà tặng doanh nghiệp mica · Hộp quà Tết mica