Chưa có sản phẩm trong giỏ hàng.
Kệ Văn Phòng Phẩm Cho Công Ty — Quy Trình Đặt Số Lượng Không Lệch Lô, Không Thiếu Bàn
Đặt kệ văn phòng phẩm cho công ty vài chục đến vài trăm cái hiếm khi hỏng ở khâu sản xuất. Thứ hay hỏng là khâu chuẩn bị: đếm thiếu bàn, chọn quá nhiều cỡ, không làm mẫu, rồi nửa năm sau đặt thêm thì không khớp đợt đầu.
Bài này đi theo đúng thứ tự một đơn số lượng nên chạy, từ đếm nhu cầu tới lưu file cho lần sau.
Bước 1: đếm theo chỗ đặt, không đếm theo đầu người
Sai lầm phổ biến nhất là lấy danh sách nhân sự làm số lượng. Thực tế số kệ cần phụ thuộc vào số chỗ đặt, và hai con số này hiếm khi bằng nhau:
- Nhân viên làm ca hoặc ngồi luân phiên dùng chung một bàn
- Phòng họp, quầy lễ tân, phòng in ấn cũng cần kệ nhưng không thuộc ai
- Nhân sự sắp tuyển thêm trong vài tháng tới chưa có trong danh sách
Cách nhanh: đi một vòng văn phòng với sơ đồ mặt bằng, đánh dấu từng chỗ sẽ đặt kệ, rồi cộng lại.
Bước 2: gom về một hai cỡ
Càng nhiều cỡ thì càng nhiều bản vẽ phải duyệt, càng dễ giao nhầm và càng khó đặt bổ sung. Với phần lớn văn phòng, hai cỡ là đủ: một cỡ nhỏ cho bàn cá nhân, một cỡ lớn cho chỗ dùng chung.
| Nhóm chỗ đặt | Gợi ý | Lý do |
|---|---|---|
| Bàn cá nhân | Bản 25cm, 2 – 3 tầng | Vừa dải trống cạnh màn hình |
| Phòng họp, lễ tân, phòng in | Bản 50cm, 3 – 4 tầng | Nhiều người lấy, cần nhiều ô |
| Bàn quản lý | Cùng cỡ bàn cá nhân, mica dày hơn | Khác cảm giác nhưng vẫn cùng một bộ |
Chọn số tầng cụ thể theo lượng bút xem thêm ở chọn kệ bút mấy tầng. Nếu bàn cần gom cả giấy note, danh thiếp, điện thoại thì cân nhắc kệ mica để bàn làm việc dạng tổ hợp.
Bước 3: làm mẫu và dùng thử một tuần
Đặt một đến ba kệ mẫu, đặt ở vài bàn thật và để người dùng thật dùng trong một tuần. Một tuần đủ để lộ ra những thứ không ai nghĩ tới khi nhìn bản vẽ: ô quá nông cho kéo, tầng trên chắn đèn bàn, kệ trượt trên mặt bàn kính.
Chỉnh mẫu xong mới chốt. Đây là bước rẻ nhất trong cả quy trình nhưng hay bị bỏ vì vội.
Bước 4: chốt file và danh sách giao
- Bản vẽ cuối có chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận của người phụ trách
- File logo nếu in hoặc khắc, dạng vector
- Danh sách giao nếu công ty có nhiều tầng, nhiều chi nhánh: bao nhiêu cái về đâu
- Cách đóng gói: thùng chung để kho phát dần, hay đóng lẻ từng cái để phát thẳng
Bước 5: cộng dự phòng
Đặt thêm khoảng 5% so với số chỗ đếm được, tối thiểu một hai cái. Phần dự phòng dùng cho người mới vào, cho kệ bị rơi vỡ, và đỡ phải mở một đơn nhỏ riêng chỉ vì thiếu vài cái.
Bước 6: lưu file cho đợt bổ sung
Kệ mica cắt theo file. Đợt sau đặt lại đúng file cũ ở đúng nơi cũ thì kệ mới đặt cạnh kệ cũ vẫn khớp. Hỏi xưởng ngay từ đơn đầu: có lưu file không, lưu bao lâu, lần sau đặt cần báo mã gì.
Màu và độ trong của mica giữa các lô tấm có thể chênh nhẹ. Với đơn cần đồng nhất tuyệt đối, nên đặt đủ một lần thay vì chia nhỏ nhiều đợt.
Ba sai lầm tốn kém nhất khi đặt kệ văn phòng phẩm cho công ty
- Chọn cỡ theo ảnh mẫu trên mạng mà không đo bàn thật — kệ đẹp nhưng lấn chỗ đặt bàn phím
- In logo quá to — biến kệ trên bàn nhân viên thành bảng quảng cáo; xem kệ bút mica in logo để chọn cỡ logo vừa phải
- Giao một lần cho cả tòa nhà mà không có danh sách — mất cả buổi chia hàng
Câu hỏi thường gặp
Đặt số lượng cho văn phòng nên chọn mica trong hay mica màu?
Mica trong là lựa chọn an toàn cho số lượng lớn vì hợp mọi kiểu bàn. Muốn nhận diện thương hiệu thì giữ thân trong, chỉ đổi màu lưng kệ theo màu công ty.
Có nên khắc tên từng nhân viên lên kệ không?
Chỉ nên khi chỗ ngồi cố định lâu dài. Công ty hay luân chuyển chỗ thì khắc tên làm kệ khó dùng lại, nên khắc logo chung là đủ.
Đơn vài trăm kệ thì có giao làm nhiều đợt được không?
Được, nhưng nên sản xuất một lần rồi giao nhiều đợt, không nên sản xuất rải rác nhiều lần, để cả lô cùng một lô tấm mica.
Làm quà cuối năm cho nhân viên thì cần gì khác?
Cần đóng hộp riêng từng cái và tính thời gian ngược từ ngày phát quà. Đơn quà tặng thường gấp vào cuối năm nên đặt sớm vài tuần.
Văn phòng chi nhánh ở tỉnh khác có nhận cùng đợt được không?
Được, gửi danh sách địa chỉ và số lượng từng nơi. Hàng gửi xa được đóng gói kỹ hơn và báo phí vận chuyển riêng từng điểm.
Cần tư vấn đơn số lượng
Gửi sơ đồ hoặc ảnh văn phòng, số chỗ cần đặt và mốc cần nhận hàng. Từ đó chia nhóm, chọn cỡ và lên lịch làm mẫu cho vừa thời gian.
Nhắn Zalo 0914.194.494 · Gọi 0914.194.494
Đọc thêm: Kệ bút và kệ văn phòng phẩm mica · Khay đựng văn phòng phẩm mica · Kệ trưng bày đặt cho đại lý
