Chưa có sản phẩm trong giỏ hàng.
Bảng Tên Đại Biểu — Quy Trình Chuẩn Bị Để Không Sai Tên, Không Lạc Chỗ
Trong một đại hội hay kỳ họp, lỗi khó xử nhất không phải là thiếu ghế mà là đặt sai tên, sai chức vụ, hay để đại biểu đứng tìm chỗ ngồi trước đông người. Bảng tên đại biểu nhỏ nhưng là nơi dễ xảy ra những lỗi đó nhất. Bài này đưa ra một quy trình chuẩn bị từng bước, từ lúc nhận danh sách đến lúc đặt bảng lên bàn, giúp ban tổ chức kiểm soát được mọi khâu.
Quy trình sáu bước
| Bước | Việc | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|
| 1 | Nhận danh sách chính thức | Thư ký sự kiện |
| 2 | Chuẩn hóa: học hàm, tên, chức vụ, đơn vị | Thư ký sự kiện |
| 3 | Gán vào sơ đồ chỗ ngồi | Người phụ trách hội trường |
| 4 | In thử, soát chéo | Hai người độc lập |
| 5 | In chính thức, lồng thẻ, xếp theo sơ đồ | Nhóm hậu cần |
| 6 | Đặt bảng, soát tại hội trường | Người phụ trách hội trường |
Chuẩn hóa danh sách
- Thống nhất cách viết học hàm: GS.TS., PGS.TS., ThS. theo một kiểu
- Chức vụ mới nhất: xác nhận lại với đơn vị cử đại biểu
- Tên đơn vị: viết đầy đủ hay viết tắt, chọn một cách cho tất cả
- Tên người nước ngoài: lấy theo văn bản chính thức
Bảng tên đại biểu và sơ đồ chỗ ngồi
Sơ đồ nên đánh số từng ghế, danh sách có cột số ghế tương ứng. In thẻ theo đúng thứ tự số ghế và xếp bảng vào thùng theo thứ tự đó. Người đặt bảng chỉ cần đi theo số, không cần đọc từng tên. Với đại hội xếp theo đoàn, có thể dùng màu nền nhẹ khác nhau cho từng đoàn để kiểm tra nhanh.
Soát chéo là bắt buộc
Người soạn danh sách thường không nhìn ra lỗi của chính mình. Một người thứ hai, tốt nhất là người quen với đại biểu, đọc lại bản in thử từng bảng. Chú ý dấu tiếng Việt, chữ viết tắt, học hàm học vị bị thiếu hay thừa. Mười lăm phút soát chéo tránh được những lời xin lỗi trước hội trường.
Xử lý thay đổi phút chót
Đại biểu thay thế, đại biểu vắng, khách mời thêm là chuyện thường xảy ra. Chuẩn bị vài khung lồng thẻ trống, một máy in nhỏ hoặc thẻ in sẵn khung, bút lông. Người vắng thì rút bảng; người thay thế thì in thẻ mới. Không để bảng của người vắng nằm trên ghế trống. Loại khung dùng được cho việc thay nhanh này có ở bài biển chức danh lồng thẻ.
Kỳ họp nhiều ngày
Với kỳ họp kéo dài, cuối mỗi ngày kiểm tra bảng còn đủ và đúng chỗ, bảng bị xê dịch được đặt lại. Nếu đổi chỗ giữa các phiên, đánh dấu nhỏ ở mặt sau mỗi bảng để thu và xếp lại nhanh. Mica bền nên dùng suốt kỳ họp vẫn phẳng, sạch. Cách trình bày chữ để dễ đọc có ở bài cỡ chữ biển chức danh.
Bảng tên cho đại biểu khách mời đặc biệt
Khách mời cấp cao hoặc khách quốc tế thường ngồi hàng đầu và xuất hiện nhiều trong ảnh. Bảng tên của họ nên được làm kỹ hơn: in trực tiếp, cỡ lớn hơn một chút, kiểm tra cách viết tên và chức danh với đơn vị cử khách. Với khách quốc tế, cân nhắc bảng song ngữ, tên giữ nguyên cách viết gốc. Một bảng tên chuẩn chỉnh là cách thể hiện sự tôn trọng đầu tiên mà khách nhìn thấy khi ngồi vào chỗ.
Nhận bảng tên từ xưởng
Bảng tên được giao theo thùng, mỗi thùng một khu hoặc một đoàn, kèm danh mục kiểm đếm. Khi nhận, mở ngẫu nhiên vài bảng kiểm tra tên và tình trạng mặt mica, đếm đủ số lượng trước khi ký nhận.
Câu hỏi thường gặp
Có nên ghi đơn vị trên bảng tên đại biểu?
Nên với đại hội nhiều đoàn; hội nghị nhỏ có thể chỉ cần tên và chức vụ.
Ai nên soát danh sách?
Ít nhất hai người, trong đó một người quen với các đại biểu.
Màu nền theo đoàn có làm rối hội trường không?
Không nếu chọn màu nhẹ và giữ cùng font, cùng bố cục.
Bảng tên đặt ở đâu trên bàn?
Chính giữa chỗ ngồi, cách mép bàn một khoảng đều cho cả dãy.
Thẻ in sẵn khung trống có tác dụng gì?
Giúp viết tay hoặc in nhanh tên đại biểu phát sinh ngay tại hội trường.
Cần tư vấn
Gửi số đại biểu, sơ đồ hội trường và mẫu danh sách. Xưởng gợi ý cỡ, kiểu bảng và cách dàn trang.
Nhắn Zalo 0914.194.494 · Gọi 0914.194.494
Đọc thêm: Biển chức danh hội nghị · In thẻ tên biển chức danh · Biển chức danh mica
